电子发票报销入账归档新规来了，员工和财务各自要做什么准备？

真实性、完整性、可用性和安全性。以下是员工和财务各自需要做的准备：

一、员工（报销人）需要做的准备

确保票据真实、规范

• 只报销合规的电子会计凭证（如增值税电子专用发票、普通发票、财政电子票据等），截图、拍照件一般不符合要求（除特定情况外）。
• 获取发票时，优先选择税务机关或正规平台提供的OFD或PDF格式文件，避免使用自行截图、转存的图片。

妥善保存原始凭证

• 收到电子发票后，及时下载并安全存储（避免链接失效），同时附上必要的明细清单（如购物小票、订单截图等）。
• 如果单位要求打印电子发票报销，需确保打印件清晰，并自行保管好电子原文件以备查。

合规提交报销材料

• 按照公司规定，在报销系统中准确填写信息，上传电子发票原件（PDF/OFD格式）及辅助材料。
• 如单位要求打印报销，需在打印件上注明“电子发票已查验，重复报销责任自负”等承诺字样（具体按单位要求）。

防范重复报销

• 个人建立发票台账，或利用第三方工具（如微信发票助手）管理已报销发票，避免同一张发票多次提交。

配合查验

• 财务人员可能要求提供电子发票原件或查验，员工需配合。

二、财务人员需要做的准备

制度更新与流程调整

• 修订公司《财务报销制度》，明确电子发票的报销要求、归档规则和责任条款。
• 优化报销流程，推广电子化报销系统（如对接税务平台、OCR识别查重等），鼓励员工上传电子原件。

严格审核与查验

• 审核时，必须通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）核验电子发票真伪。
• 利用系统或手工台账防范重复报销（同一张电子发票代码和号码只能报销一次）。

规范归档管理

• 若以电子形式归档，必须满足以下条件：
  • 获取完整、规范的电子发票原件（OFD/PDF等格式）；
  • 建立报销入账与电子凭证的关联关系；
  • 归档系统能够防止篡改、及时备份，并可导出供查阅。
• 若以纸质形式归档，需同时保存电子发票原件的打印件，并确保打印件清晰可查（最好彩色打印）。

信息系统升级

• 考虑引入或升级电子会计档案管理系统，实现电子发票的接收、查验、入账、归档全流程电子化。
• 确保系统符合《会计档案管理办法》要求，能长期保存、可检索。

培训与宣传

• 组织员工培训，讲解电子发票报销的新要求、操作流程和常见问题。
• 发布通知或操作指南，指导员工如何获取、提交和保管电子发票。

总结要点

• 核心原则：电子发票报销归档必须保留电子原件（或按要求打印并保存原件电子版），确保其法律效力。
• 关键风险：重复报销、假票、篡改、凭证丢失。
• 趋势：财务无纸化、流程自动化是方向，企业和个人都应逐步适应电子化管理。

建议财务部门尽快完善内部制度，并对员工进行宣导，以确保符合国家规定，降低税务和审计风险。